Szkoła Podstawowa nr 7
im. Orląt Lwowskich
w Łodzi

1. Rejestr akt prowadzony jest w oparciu o Instrukcję Kancelaryjną i Archiwalną obowiązującą w jednostce opracowaną na podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta Łodzi nr 187/W/04 na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22.12.1999 r. (Dz. U. nr 112 poz. 1319 z późniejszymi zmianami). W instrukcji omówione są m. in. zasady obiegu akt, załatwiania spraw i prowadzenia archiwum zakładowego.
2. Dla przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych placówka prowadzi archiwum.
3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum po upływie jednego roku kompletnymi rocznikami sekretarka.
4. Wszystkie akta przechowywane w komórce organizacyjnej należy przekazać kompletami, rocznikami do archiwum zakładowego. Przez porządkowanie akt rozumie się:
   • wyłączenie wtórników, usunięcie metalowych części;
   • ułożenie akt wewnątrz teczek w kolejności liczb porządkowych spisu spraw danej teczki, a w ramach spraw chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na wierzchu);
   • opisanie teczek;
   • ułożenie teczek w porządku ustalonym w wykazie akt.
5. Do akt przekazywanych do archiwum szkolnego dołącza się pomoce ewidencyjne (rejestry, skorowidze, kartoteki).
6. Grubość przekazywanych teczek nie powinna przekraczać 5cm, w przypadku większej ilości akt należy tworzyć tomy.
7. Podział akt na kategorie oznacza się następującymi symbolami:
   • symbolem ,,A" oznacz się kategorie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną, naukową itp., które stanowią część składową państwowego zasobu archiwalnego i są przechowywane wieczyście;
   • symbolem ,,B" oznacz się kategorie dokumentacji nie archiwalnej, z tym że:
     symbolem ,,B" z dodatkiem cyfr arabskich – określających termin przechowywania dokumentacji nie archiwalnej w archiwum zakładowym – oznacza się akta o czasowym znaczeniu, które mogą po upływie ustalonego okresu przechowywania być przekazywane na przemiał, po uprzednim otrzymaniu zgody Archiwum Państwowego.
     symbolem ,,Bc" oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu przekazywana jest na makulaturę bezpośrednio z komórki organizacyjnej.
     symbolem ,,Be" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza Archiwum Państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji.8. Okres przechowywania dokumentacji nie archiwalnej (kat. B) liczy się w pełnych latach kalendarzowych np.: B50, B5 itp. Akta zakwalifikowane w wykazie akt do jednego symbolu (hasła kwalifikacyjnego) można gromadzić w porządku tematycznym, chronologicznym, alfabetycznym lub innym ułatwiającym kompletowanie i wykorzystywanie akt w bieżącej pracy komórek organizacyjnych.
8. W Szkole Podstawowej nr 7 im. Orląt Lwowskich w Łodzi prowadzi się następujące archiwa, ewidencje i rejestry:
   • Dziennik zajęć
   • Księga Ewidencji Uczniów;
   • Księga Uczniów;
   • Księga Obowiązku Szkolnego;
   • Ewidencja Osobowa;
   • Dziennik Korespondencji (ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej);
   • Rejestr skarg i wniosków;
   • Rejestr wypadków uczniów;
   • Rejestr świadectw szkolnych i duplikatów legitymacji szkolnych;
   • Rejestr wydanych kart rowerowych i motorowerowych;
   • Rejestr wydanych pracowniczych i rodzinnych legitymacji ubezpieczeniowych;
   • Rejestr wydanych legitymacji nauczycielskich;
   • Rejestr, kontrolka przyjętych druków (np. zaświadczeń lekarskich);
   • Rejestr wypadków pracowników;
   • Rejestr wydanej odzieży i obuwia ochronnego
   • Karty czasu pracy;
   • Karty ewidencji nieobecności pracowników;
   • Ewidencja osób przychodzących na emeryturę, rentę, zasiłek rehabilitacyjny;
   • Rejestr wydanych zaświadczeń o akceptacji na stopień awansu nauczyciela;
   • Rejestr wniosków o odbycie stażu na kolejny stopień awansu zawodowego;
   • Rejestr uchwały rady pedagogicznej;
   • Ewidencja pieczęci;
   • Kontrolka wydanych środków czystości;
   • Księga środków trwałych;
   • Karty magazynowe;
   • Księga inwentarzowa;
   • Księga zbiorów bibliotecznych;
   • Księga druków ścisłego zarachowania
9. Rejestry udostępniane są osobom, których one dotyczą lub ich przedstawicielom ustawowym.
10. Rejestrów zawierających dane osobowe nie udostępnia się osobom postronnym, zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997 r. (Dz.U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926)

Sposoby i zasady udostępniania danych zawartych w rejestrach i ewidencjach: Dokumenty udostępniane są powołanym do tego organom kontrolującym na terenie placówki.